8 krokov k efektívnemu tímovému meetingu
Často sa stretávam s tým, že ľudia bývajú pri tímových stretnutiach a brainstormingoch neefektívni. Poďme sa preto pozrieť, ako by malo (podľa mňa) vyzerať efektívne stretnutie.
Disclaimer: tento blog slúži aj mne na rekapituláciu, keďže nie vždy dodržiavam všetky nižšie popísané zásady.
Jeden blog na tému brainstormingov som písal už minule. Túto problematiku som rozoberal viac-menej z hľadiska kreatívneho procesu. Dnes by som sa rád zameral na technickú časť – ako sa snažím viesť brainstormingy (a v zásade všetky meetingy), aby sme sa dopracovali k žiadanému výsledku.
Here you go, toto je môj návod na efektívne vedenie meetingov:
Nezainteresovaní von
Nie, meetingu sa nemusí zúčastniť čo najviac ľudí. Naopak, u nás sa snažíme, aby bol prítomný iba ten, kto sa bude do projektu aktívne zapájať. V opačnom prípade je v jednej miestnosti zbytočne priveľa ľudí, z ktorých niekoho téma nezaujíma, iný do nej kecá, aj keď sa ho téma netýka a pod. Skrátka, čím menej ľudí, tým lepšie. Dôležité však je, aby boli prítomní všetci ľudia, ktorí sú pre projekt podstatní.
Nevymýšľajme na meetingu
Dôležitá poznámka, ktorú som viac rozvádzal v tomto článku. Meeting (a špeciálne brainstorming) zvolávame k už pripraveným návrhom, netvoríme ich na stretnutí. V opačnom prípade zbytočne zabíjame čas niekoľkých ľudí, ktorí ho môžu využiť efektívnejšie.
Agenda
Zdanlivo jasná vec, ktorú však dodržuje minimum ľudí. Vždy si dopredu určíme agendu, aby všetci vedeli, o čom sa chceme baviť. Touto agendou vždy aj začneme stretnutie. Vyzerá to potom tak, že si zhrnieme jednotlivé témy, ktoré chceme dnes prebrať a až následne sa púšťame do konktrétnych bodov programu.
Želaný outcome
Dobré je mať pripravený aj žiadaný výsledok stretnutia. Chceme sa dopracovať k finálnej idey? Odsúhlasiť grafiku? Prijať zamestnanca? Alebo si len vypočuť nápady a názory a dohodnúť sa na ďalších krokoch? Aj toto by malo byť zrejmé…
Stanovený časový limit
Múdre hlavy hovoria, že je dobré určiť si pevný čas, ktorý budeme na meetingu tráviť. Ten následne nesmieme prekročiť. My v Hype však toto pravidlo nedodržiavame. Riadime sa skôr prístupom, že “keď je flow, treba to využiť”. ?
Zápis
Je krásne počuť milión nápadov, ale zároveň je to úplne zbytočné, ak si ich na záver nikto nepamätá. Preto je mimoriadne dôležité, aby bol jeden človek zodpovedný za zápis. Rovnako dôležité je, aby ho na záver rozposlal na všetkých účastníkov.
Next steps
Okrem nápadov, názorov a myšlienok je potrebné určiť si aj ďalšie kroky. Na konci stretnutia by mal každý vedieť, čo má robiť a aký deadline má na danú úlohu.
Zhrnutie
V závere každého meetingu je potrebné zhrnúť všetko, čo sme si dnes povedali. Až potom sa môžeme v pokoji rozísť.
Takže, takto vyzerá efektívny meeting v Hype. Ten proces je vážne jednoduchý. Prečo ho toľko ľudí (vrátane mňa) nie je schopných pravidelne dodržiavať? ?♂️
Poznáš niekoho, komu tento blog pomôže k efektívnejším meetingom? Posuň mu ho a zachránime spolu svet korporátnych brainstormingov a stretnutí. ?
